Короткий ответ
Начните с простой таблицы: дата, имя, контакт, что хочет клиент, откуда пришёл, статус и следующий шаг. Уже это покажет, сколько заявок теряется и какие каналы приносят продажи. Полноценная система учёта нужна, когда заявок становится много, над ними работают несколько человек или нужны автоматические напоминания и связь с рекламой.
Чем опасна тетрадь
- Заявки теряются: записали на бумажке, забыли перезвонить.
- Непонятно, какая реклама приносит продажи.
- Когда сотрудник уходит, уходят и его клиенты в телефоне.
- Невозможно напомнить клиенту о себе через полгода.
Минимальная таблица
| Поле | Зачем |
|---|---|
| Дата обращения | Видеть динамику и скорость ответа |
| Имя и контакт | Связаться снова |
| Что хочет | Понимать спрос |
| Откуда пришёл | Оценивать каналы |
| Статус | Новая, в работе, продажа, отказ |
| Сумма | Считать выручку по каналам |
| Следующий шаг и дата | Не забыть перезвонить |
Как спрашивать источник
Спросите у каждого клиента: «Как вы о нас узнали?» — и запишите ответ из короткого списка: поиск, реклама, карты, соцсети, рекомендация, повторный. Через месяц станет видно, какие каналы работают.
Правила ведения
- Каждая заявка записывается в день обращения.
- Статус обновляется после каждого контакта.
- Раз в неделю — просмотр заявок без следующего шага.
- Один файл на всех, а не у каждого свой.
Что даст таблица через месяц
- Сколько заявок пришло и сколько стало продажами.
- Какой канал приносит больше продаж.
- Сколько заявок остались без ответа.
- Средний чек по каналам.
Этого уже достаточно, чтобы принимать решения о рекламе.
Когда переходить на систему учёта
| Сигнал | Почему пора |
|---|---|
| Десятки заявок в день | Таблица становится неудобной |
| Несколько менеджеров | Нужно распределение и контроль |
| Нужны напоминания | Система сама напоминает о звонке |
| Нужна связь с рекламой | Автоматический учёт источника |
Как выбрать систему
Начните с простой системы, которая повторяет вашу таблицу: заявки, статусы, задачи, источники. Сложные функции можно подключить позже. Перед выбором проверьте, удобно ли работать с телефона и можно ли перенести данные из таблицы.
Звонки
Если много заявок по телефону, записывайте звонки в таблицу сразу после разговора. Позже можно подключить отдельные номера для разных каналов, чтобы видеть, откуда звонят.
Частые ошибки
- Сразу покупать сложную систему, которой никто не пользуется.
- Вести таблицу только для продаж, забывая отказы.
- Не записывать источник заявки.
С чего начать сегодня
Создайте общую таблицу с полями выше и перенесите туда заявки за последнюю неделю. С завтрашнего дня записывайте каждую новую заявку и спрашивайте, откуда клиент узнал о вас.
Чек-лист перед изменениями
Начните с конкретного сценария: что человек хочет выбрать или уточнить и какая информация ему мешает. Запишите исходную ситуацию, действие и способ проверки, чтобы не подменять решение общими улучшениями.
Отметки нужны только для самопроверки. Они не отправляются и не сохраняются после перезагрузки.
